Minder dan 6 maanden tot verplichte e-facturatie in België: wat betekent dat voor uw onderneming?

De digitalisering van de facturatie zet zich onverminderd verder. Vanaf 1 januari 2026 wordt in België de verplichte elektronische facturatie (e-facturatie) ingevoerd voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting volgt uit de wet van 11 juli 2023 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (btw-Wetboek).

Waar vroeger een factuur per post of als pdf via e-mail volstond, moet u binnenkort overschakelen naar gestructureerde elektronische facturen volgens een Europees formaat. De klok tikt, want de deadline komt snel dichterbij. Bent u klaar voor deze belangrijke wijziging?

Wat verandert er precies?

Vanaf 1 januari 2026 geldt in België de verplichting tot ‘gestructureerde elektronische facturatie’ (e-facturatie) bij alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dit betekent dat papieren facturen en ongestructureerde pdf’s via e-mail niet meer voldoen, enkel digitale facturen die automatisch verwerkt kunnen worden door software.

De verplichting is gekoppeld aan het gebruik van het Peppol-netwerk, een beveiligd Europees platform voor e-facturatie.

Wie valt onder deze verplichting?

De regel geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die factureren aan andere btw-plichtige ondernemingen (B2B).

Enkele uitzonderingen:

• Ondernemingen met een forfaitaire btw-regeling;

• Vrijgestelde btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen stellen (bv. artsen of bepaalde vzw’s);

• Failliete ondernemingen.

B2C-facturen vallen (voorlopig) buiten deze verplichting.

Waarom voert de overheid e-facturatie verplicht in?

De invoering van verplichte e-facturatie kadert in de bredere strategie van de overheid om fiscale fraude en btw-ontduiking efficiënter te bestrijden. Digitale facturatie zorgt voor een grotere transparantie in handelsrelaties, waardoor de overheid sneller en nauwkeuriger btw-gegevens kan controleren. Zo wil men de zogenaamde "btw-kloof" – het verschil tussen de theoretisch te innen btw en de werkelijk ontvangen bedragen – drastisch verkleinen.

Daarnaast heeft de maatregel als doel om de administratieve lasten voor ondernemingen te verlichten. Door e-facturen automatisch te laten verwerken via digitale systemen wordt het facturatieproces versneld, dalen de foutenmarges en worden kostenbesparingen mogelijk. Ook past de verplichting perfect binnen de bredere Europese en nationale ambitie om de economie verder te digitaliseren en duurzamer te maken. Minder papier, efficiëntere bedrijfsprocessen en snellere betalingen zijn belangrijke voordelen van deze digitale transformatie.

Wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?

De verplichte invoering van e-facturatie brengt voor uw onderneming verschillende voordelen met zich mee. Zo leidt het automatisch verwerken van elektronische facturen tot een sterke daling van het aantal fouten in facturatieprocessen. Handmatige vergissingen worden vrijwel uitgesloten, wat niet alleen zorgt voor correctere facturen, maar ook de administratieve opvolging vereenvoudigt.

Daarnaast zorgt e-facturatie voor snellere betalingen. Omdat facturen digitaal worden verzonden én ontvangen, komen ze meteen bij de juiste ontvanger terecht, zonder vertraging door postbezorging of overvolle e-mailinboxen. Facturen worden sneller goedgekeurd en verwerkt, wat een positieve impact heeft op uw cashflow.

Ook de administratieve kosten nemen aanzienlijk af. Doordat facturen automatisch worden aangemaakt, verzonden en verwerkt, bespaart u heel wat tijd én geld. U hebt minder nood aan manuele controles en vermijdt bijkomende administratiekosten.

Tot slot wordt ook de boekhouding een stuk efficiënter. E-facturen worden vlot geïntegreerd in boekhoudpakketten, wat de verwerkingstijd verkort en uw interne processen stroomlijnt. Hierdoor houdt u meer tijd over voor andere belangrijke taken in uw onderneming.

Maar wie zich niet tijdig voorbereidt, riskeert negatieve gevolgen. Ondernemingen die niet in orde zijn tegen de deadline, kunnen te maken krijgen met boetes of sancties. Bovendien kunnen uw klanten de btw op onregelmatige facturen weigeren in aftrek te brengen, wat voor extra problemen kan zorgen. Tot slot kan een trage of foutieve administratie ook leiden tot reputatieschade en zelfs verlies van klanten, zeker in sectoren waar een snelle en correcte facturatie cruciaal is.

Hoe bereidt u zich voor?

Een goede voorbereiding begint bij een grondige analyse van uw huidige facturatieproces. Werkt u vandaag nog met papieren facturen of verzendt u pdf-facturen via e-mail? Dan is het hoog tijd om na te gaan welke aanpassingen nodig zijn om te voldoen aan de nieuwe regelgeving.

Vervolgens kiest u best een facturatiesoftware die geschikt is voor gestructureerde e-facturatie en compatibel is met het Peppol-netwerk. Dit is essentieel om e-facturen correct te verzenden én te ontvangen.

Daarnaast is het aan te raden om uw contracten en algemene voorwaarden onder de loep te nemen en juridisch te laten aanpassen waar nodig. Zo voorkomt u discussies met klanten of leveranciers over de aanvaarding van e-facturen.

Tot slot zijn er interessante fiscale voordelen die u niet mag missen. De overheid voorziet een verhoogde aftrek van 120% voor kosten verbonden aan digitale facturatiediensten, zoals advies of softwareabonnementen, voor de periode 2024 tot en met 2027. Bovendien komt er in 2025 een verhoogde investeringsaftrek voor investeringen in digitale tools.

Wat kan Let's Consult voor u betekenen?

Als juridisch adviesbureau staat Let's Consult klaar om u te begeleiden bij elke stap van uw overstap naar e-facturatie. Wij helpen u bij de analyse van uw contracten en algemene voorwaarden, zodat u zeker bent dat alles juridisch sluitend en correct is. Daarnaast adviseren wij u over de juridische implementatie van e-facturatie, inclusief de verplichtingen die daaruit voortvloeien.

Ook helpen we u om fiscale risico’s te beperken en boetes te vermijden. Bovendien adviseren we u over de bestaande subsidies en fiscale stimulansen, zodat u maximaal profiteert van de financiële voordelen die aan deze digitale transformatie verbonden zijn.

Neem nu contact op met ons: www.letsconsult.be